Fünf Elemente für die Workshop-Vorbereitung: So wird euer Workshop zum Erfolg

Ihr möchtet sicherstellen, dass eure Workshops erfolgreich verlaufen? Dann ist eine gründliche Vorbereitung das A und O. Hier erfahrt ihr, welche fünf Elemente ihr dabei berücksichtigen solltet.  

Ihr kennt vielleicht die Situation: Ihr seid gut in den Workshop gestartet, eure Einleitung war brillant, die Teilnehmenden kleben euch förmlich an den Lippen. Anschliessend die erste Gruppenübung – und die Überraschung: Ein Teil der Teilnehmenden steigt zwar kurzzeitig in die Gruppenübung ein, schweift jedoch rasch in aktuelle Arbeitsthemen ab. Sätze wie «Wir haben gar nicht die Zeit für einen Workshop.», oder «Ich weiss nicht, was meine Rolle sein soll.» fallen. Ihr seid im Dilemma und realisiert, dass euch wichtige Informationen über das Team oder die Teamdynamik gefehlt haben. Oder gar darüber, ob ein Workshop die richtige Methode ist für das Anliegen des Teams. Im Zentrum steht die Vorbereitung. Und ausführliche Gespräche mit dem Auftraggeber. Zu einer optimalen Vorbereitung gehören nämlich – nebst der reinen Workshop-Planung – fünf Elemente, die ihr bestenfalls mit einem umfassenden Interview klärt und untersucht: 

• die Erwartungen 

• die Lieferobjekte 

• das Umfeld  

• die Teilnehmenden 

• die Stolpersteine 

  
  

Erwartungen: Schau hinter die Kulissen des Bühnenbildes 

Einer der wichtigsten Faktoren der Vorbereitung ist das Verständnis für die Erwartungen des Auftraggebers. Was will er mit dem Workshop erreichen? Will er beispielsweise eine Verhaltensveränderung herbeiführen? Strukturen verändern? Die Abteilung neu aufstellen? Gibt es vielleicht auch unausgesprochene sekundäre Erwartungen an den Workshop wie zum Beispiel: Dem Team das Gefühl geben, es sei involviert in Entscheidungsprozesse. Auch hier gilt: Fragt genau nach und versucht, auch hinter die Kulissen zu sehen, denn häufig bekommen wir nur das Bühnenbild – oder das Theater – zu sehen. 

Die Lieferobjekte – oder welche Ergebnisse der Auftraggeber erwartet 

Eng verknüpft mit den Erwartungen und daher ebenfalls zentral in der Vorbereitung ist die Definition der Lieferobjekte: Findet vorab heraus, womit der Kunde aus dem Workshop gehen möchte und welche konkreten Ergebnisse er erwartet. Durch eine klare Definition der Lieferobjekte könnt ihr sicherstellen, dass der Workshop für alle Teilnehmenden erfolgreich ist und dass der Auftraggeber zufrieden ist.  

Das Umfeld eures Auftraggebers – oder wo der Schuh wirklich drückt 

Jedes Team, jede Abteilung und jede Person sind eingebunden in ein System, in ein ganzes Netz von Menschen, Teams, Abteilung – was auch immer. Daraus entstehen Abhängigkeiten und Entscheidungen sind kaum autonom und schnell zu fällen. Umso wichtiger sind Recherchen zum Auftraggeber: Womit und mit wem kämpft er oder sie? Aus welcher Position heraus? Welche Herausforderungen hat er im Markt und wer sind die Konkurrenten? Löchert euren Auftraggeber und findet heraus, wo der Kunde steht und wie ihr ihm wirklich helfen könnt.  

Die Teilnehmenden: eine Gruppe von Variablen 

Und dann kommen die Teilnehmenden ins Spiel: Wer hat welche Rolle im Workshop? Welche eigenen Ziele verfolgen Teilnehmende? Was weiss der Auftraggeber über die Gruppendynamik? Über die deren Verhältnis zu anderen im Workshop? Versucht, so viel wie möglich über die Gruppe herauszufinden. Es wird die Arbeit mit den Menschen spürbar erleichtern, denn sie sind die grossen Variablen eures Workshops.  

«Red Flags»: die Stolpersteine des Workshops  

Und genau hier setzt der letzte Punkt an: die Stolpersteine und Hindernisse im Workshop. Dazu gehören die oben erwähnten zwischenmenschlichen Themen, Antipathien, Konkurrenz und Profilierung. Es ist wichtig, auf diese so genannten «Red Flags» zu achten und gegebenenfalls vorab passende Gegenmassnahmen zu ergreifen (beispielsweise mit der passenden Gruppeneinteilung für Übungen und Aufträge). Damit stellt ihr sicher, dass sich die Teilnehmenden wohlfühlen und ihr an den besprochenen Themen arbeiten könnt.  

Fazitchen 

Das klingt alles nach viel Arbeit noch bevor ihr den eigentlichen Workshop zu planen beginnt. Aber wir können aus Erfahrung sagen: Der Aufwand lohnt sich. Alle Beteiligten werden davon profitieren. Der Auftraggeber fühlt sich verstanden und beraten, ihr kennt alle wichtigen Umstände und die Teilnehmenden werden mit mehr Engagement und gut vorbereitet teilnehmen. Was wollt ihr mehr?